Contoh surat dinas sekolah merupakan dokumen resmi yang digunakan dalam komunikasi antar instansi pendidikan. Biasanya surat ini digunakan untuk keperluan administrasi, permohonan, atau pemberitahuan. Sebagai ahli Microsoft Office, saya akan memandu Anda langkah demi langkah membuat surat dinas sekolah yang efektif dan sesuai standar dengan menggunakan fitur-fitur yang tersedia di aplikasi Microsoft Word.
Format Surat Dinas Sekolah
Pembuatan surat dinas sekolah dapat dilakukan menggunakan Microsoft Word. Berikut langkah-langkahnya:
- Buka Microsoft Word dan buat dokumen baru.
- Pilih tab “Page Layout” dan atur margin sesuai dengan ketentuan yang berlaku, biasanya margin kiri 3,5 cm, margin kanan 2,5 cm, margin atas 2,5 cm, dan margin bawah 2,5 cm.
- Atur ukuran kertas sesuai dengan kebutuhan, biasanya menggunakan ukuran A4 (21 cm x 29,7 cm).
- Atur orientasi kertas sesuai dengan kebutuhan, biasanya menggunakan orientasi portrait (tegak).
- Atur jenis dan ukuran font sesuai dengan ketentuan yang berlaku, biasanya menggunakan font Times New Roman dengan ukuran 12 pt.
- Atur spasi antar baris sesuai dengan ketentuan yang berlaku, biasanya menggunakan spasi 1,5.
- Atur penomoran halaman sesuai dengan kebutuhan, biasanya menggunakan penomoran halaman di bagian tengah bawah.
- Sisipkan header dan footer sesuai dengan kebutuhan, biasanya memuat nama sekolah, alamat sekolah, nomor telepon sekolah, dan alamat email sekolah.
- Tambahkan logo sekolah pada bagian kiri atas header atau footer, jika diperlukan.
- Format surat dinas sekolah telah selesai dibuat dan siap digunakan.
Penulisan Surat Dinas Sekolah
Penulisan surat dinas sekolah merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang dilakukan oleh sekolah. Surat dinas ini digunakan untuk menyampaikan informasi, pemberitahuan, atau permintaan kepada pihak luar, seperti instansi pemerintah, lembaga pendidikan lain, atau masyarakat umum.
Untuk menulis surat dinas sekolah yang baik dan benar, perlu diperhatikan beberapa hal penting, di antaranya penggunaan bahasa yang formal dan penggunaan format penulisan yang sesuai. Selain itu, perlu juga diperhatikan penggunaan kop surat, nomor surat, perihal, dan tanda tangan yang resmi.
Struktur Surat Dinas Sekolah
Secara umum, struktur surat dinas sekolah terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
Kop Surat
Kop surat merupakan bagian yang memuat identitas sekolah, seperti nama sekolah, alamat sekolah, nomor telepon sekolah, dan alamat email sekolah. Kop surat biasanya diletakkan di bagian atas surat.
Nomor Surat
Nomor surat merupakan bagian yang memuat nomor urut surat yang dikeluarkan oleh sekolah. Nomor surat biasanya diletakkan di bawah kop surat dan ditulis dengan format tertentu, seperti: nomor urut surat/tanggal surat/kode unit pengolah surat.
Perihal
Perihal merupakan bagian yang memuat pokok atau tujuan utama dari surat yang dibuat. Perihal biasanya diletakkan di bawah nomor surat dan ditulis dengan jelas dan singkat.
Isi Surat
Isi surat merupakan bagian yang memuat pesan atau informasi yang ingin disampaikan kepada pihak penerima. Isi surat ditulis dengan bahasa yang formal dan jelas, serta memperhatikan ejaan dan tata bahasa yang benar.
Salam Penutup
Salam penutup merupakan bagian yang memuat ucapan salam penutup surat. Salam penutup biasanya diletakkan di akhir surat dan ditulis dengan kata-kata yang sesuai, seperti “Hormat kami” atau “Wassalamualaikum Wr. Wb”.
Tanda Tangan
Tanda tangan merupakan bagian yang memuat tanda tangan dan nama pejabat yang berwenang mengeluarkan surat. Tanda tangan biasanya diletakkan di bawah salam penutup dan ditulis dengan jelas.
Contoh Surat Dinas Sekolah Resmi
Saat membuat surat dinas sekolah resmi, pastikan untuk menggunakan gaya bahasa formal dan menghindari penggunaan bahasa gaul atau slang. Selain itu, pastikan untuk menggunakan tata bahasa dan ejaan yang benar.
Tata Letak Surat Dinas Sekolah Resmi
Tata letak surat dinas sekolah resmi biasanya terdiri dari beberapa bagian, antara lain:
- Kop surat
- Nomor surat
- Lampiran
- Perihal
- Tanggal surat
- Alamat tujuan
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Nama pengirim
- Jabatan pengirim
Langkah-Langkah Membuat Surat Dinas Sekolah Resmi
Langkah 1: Mempersiapkan Materi Surat
Sebelum memulai membuat surat, pastikan Anda telah menyiapkan materi surat, seperti nomor surat, lampiran, perihal, tanggal surat, alamat tujuan, dan isi surat.
Langkah 2: Membuat Kop Surat
Kop surat biasanya berisi logo sekolah, nama sekolah, alamat sekolah, nomor telepon sekolah, dan email sekolah. Anda dapat membuat kop surat menggunakan Microsoft Word dengan cara masuk ke tab “Insert” dan pilih “Header”.
Langkah 3: Menulis Isi Surat
Isi surat merupakan bagian terpenting dari surat dinas sekolah resmi. Dalam menulis isi surat, pastikan untuk menulis dengan jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Gunakan bahasa formal dan hindari penggunaan kata-kata yang bertele-tele. Isi surat biasanya terdiri dari beberapa paragraf, yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.
Paragraf pembuka berisikan salam pembuka dan pengantar singkat mengenai tujuan surat.
Paragraf isi berisikan informasi atau penjelasan detail mengenai topik surat. Tuliskan informasi secara berurutan dan sistematis.
Paragraf penutup berisikan simpulan dan harapan atau permintaan dari pihak pengirim kepada pihak penerima.
Contoh Surat Dinas Sekolah Tidak Resmi
Penulisan surat dinas sekolah tidak resmi memiliki beberapa perbedaan dengan surat dinas resmi. Berikut ini adalah contoh surat dinas sekolah tidak resmi:
Yang terhormat Bapak/Ibu,
Dengan hormat,
Semoga surat ini sampai ke tangan Bapak/Ibu dalam keadaan sehat dan bahagia.
Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan undangan untuk menghadiri acara [nama acara] yang akan diselenggarakan oleh sekolah kami pada [tanggal dan waktu acara].
Acara ini bertujuan untuk [tujuan acara] dan kami sangat berharap Bapak/Ibu dapat hadir untuk memberikan dukungan dan partisipasinya.
Kami telah menyiapkan beberapa kegiatan menarik yang akan membuat acara ini semakin meriah. Di antaranya adalah [sebutkan kegiatan acara].
Untuk konfirmasi kehadiran, Bapak/Ibu dapat menghubungi kami melalui nomor telepon [nomor telepon] atau email [alamat email] selambat-lambatnya [tanggal deadline].
Atas perhatian dan partisipasinya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Sekolah]
Tata Cara Penulisan Surat Dinas Sekolah Tidak Resmi
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat dinas sekolah tidak resmi, di antaranya:
Penggunaan Bahasa
Gunakan bahasa yang formal namun tetap santai dan mudah dipahami.
Struktur Surat
Struktur surat dinas sekolah tidak resmi umumnya lebih fleksibel dibandingkan surat dinas resmi. Namun, tetap harus menyertakan unsur-unsur penting seperti kop surat, nomor surat, perihal, tanggal surat, dan tanda tangan.
Format Penulisan
Format penulisan surat dinas sekolah tidak resmi dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan identitas sekolah.
Gaya Bahasa
Gunakan gaya bahasa yang sopan dan hormat, namun tetap dapat menyampaikan pesan dengan jelas dan efektif. Hindari penggunaan kata-kata yang terlalu kaku atau terlalu santai.
Demikianlah beberapa contoh surat dinas sekolah yang dapat menjadi panduan Anda dalam membuat surat resmi. Tutorial ini telah menguraikan cara menulis surat dinas secara komprehensif, mulai dari format, tata letak, hingga konten surat. Dengan mengikuti langkah-langkah yang diuraikan, Anda dapat dengan mudah menyusun surat dinas yang efektif dan profesional. Ingat, surat dinas merupakan representasi resmi dari institusi Anda, jadi pastikan untuk membuatnya dengan cermat dan sesuai dengan standar penulisan yang berlaku.