Menyusun surat pengunduran diri kerja merupakan langkah penting yang mengharuskan Anda menyampaikan niat pengunduran diri secara profesional dan jelas. Artikel ini akan memandu Anda melalui proses penulisan surat pengunduran diri kerja yang efektif, memberikan contoh komprehensif untuk membantu Anda menyusun surat sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda.
Langkah Menyusun Surat Pengunduran Diri yang Baik
Menyusun surat pengunduran diri yang baik membutuhkan perhatian terhadap beberapa aspek penting. Berikut ini langkah-langkah yang dapat diikuti untuk menyusun surat pengunduran diri yang formal dan memikat:
1. Periksa Kebijakan Perusahaan
Sebelum memulai menulis surat pengunduran diri, periksa kebijakan perusahaan tentang pemberitahuan pengunduran diri. Beberapa perusahaan memiliki jangka waktu pemberitahuan standar, seperti dua minggu atau satu bulan. Penting untuk mematuhi kebijakan ini agar tidak melanggar perjanjian kerja dan menjaga hubungan yang baik dengan perusahaan.
Jika tidak ada kebijakan spesifik, periode pemberitahuan yang wajar biasanya sekitar dua minggu. Hal ini memberikan waktu yang cukup bagi perusahaan untuk menemukan pengganti dan memastikan transisi yang lancar.
2. Mulailah dengan Salam Pembuka yang Formal
Mulailah surat dengan salam pembuka yang formal, seperti “Yang Terhormat [Nama Atasan]” atau “Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan]”. Pastikan untuk menggunakan nama lengkap atasan Anda dan jabatannya yang tepat.
3. Nyatakan Niat Anda untuk Mengundurkan Diri
Langsung ke intinya dengan menyatakan niat Anda untuk mengundurkan diri. Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas, seperti “Dengan surat ini, saya ingin menyampaikan pengunduran diri saya dari posisi [Jabatan] di [Nama Perusahaan], efektif [Tanggal Pengunduran Diri].”
4. Tunjukkan Tanggal Pengunduran Diri yang Jelas
Nyatakan tanggal pengunduran diri Anda yang jelas dalam paragraf pertama surat. Tanggal ini harus sesuai dengan periode pemberitahuan yang telah disetujui atau kebijakan perusahaan.
Contoh Surat Pengunduran Diri Formal
Saat membuat surat pengunduran diri formal, penting untuk menggunakan gaya bahasa yang sopan dan profesional.
Berikut adalah petunjuk langkah demi langkah untuk menulis surat pengunduran diri yang baik:
1. Perkenalkan diri Anda
Mulailah surat dengan menyatakan nama Anda dan posisi pekerjaan yang Anda tinggalkan. Contoh: “Dengan hormat, Saya, [Nama Anda], ingin mengajukan pengunduran diri saya dari posisi [Posisi Pekerjaan] di [Nama Perusahaan].”
2. Jelaskan alasan pengunduran diri Anda
Jelaskan alasan Anda mengundurkan diri secara singkat dan jelas. Hindari memberikan alasan pribadi atau negatif. Contoh: “Saya ingin mengejar peluang baru yang lebih sesuai dengan tujuan karir jangka panjang saya.”
3. Nyatakan tanggal efektif pengunduran diri Anda
Sebutkan tanggal terakhir Anda akan bekerja. Pastikan memberikan waktu yang cukup bagi perusahaan untuk mempersiapkan penggantian. Contoh: “Pengunduran diri saya akan efektif pada [Tanggal Efektif].”
4. Tunjukkan rasa terima kasih Anda
Ungkapkan rasa terima kasih Anda kepada perusahaan atas kesempatan yang telah diberikan. Contoh: “Saya sangat berterima kasih atas bimbingan dan dukungan yang telah saya terima selama saya bekerja di sini.”
5. Tawarkan bantuan selama masa transisi
Tawarkan untuk membantu selama masa transisi, seperti melatih pengganti atau membuat dokumen penyerahan. Contoh: “Saya bersedia membantu dalam segala hal yang diperlukan untuk memastikan transisi yang lancar.”
6. Tutup dengan sopan
Akhiri surat dengan pernyataan sopan, seperti “Hormat saya” atau “Terima kasih atas pengertiannya.”
Contoh Surat Pengunduran Diri Informal
Surat pengunduran diri informal biasanya ditulis dengan gaya bahasa yang lebih kasual dan personal. Meski begitu, tetaplah gunakan bahasa yang sopan dan profesional. Berikut ini adalah contoh surat pengunduran diri informal:
Tutorial
1. Mulailah dengan salam pembuka, misalnya “Selamat pagi/siang/sore Bapak/Ibu [Nama Manajer].”
2. Langsung nyatakan maksud pengunduran diri, misalnya “Melalui surat ini, saya ingin mengajukan pengunduran diri saya dari posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan].”
3. Jelaskan alasan pengunduran diri secara singkat dan jelas, misalnya “Keputusan ini saya ambil setelah mempertimbangkan dengan matang. Saya telah menerima tawaran pekerjaan lain yang lebih sesuai dengan tujuan karir saya.” Terangkanlah alasan pengunduran diri dengan detail yang cukup agar atasan memahami alasan tersebut. Misalnya, jelaskan bahwa Anda mendapat tawaran pekerjaan di perusahaan lain yang lebih sesuai dengan keterampilan Anda, atau Anda berencana untuk melanjutkan pendidikan atau memulai bisnis sendiri.
4. Ungkapkan rasa terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan, misalnya “Saya sangat berterima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang telah saya peroleh selama bekerja di sini.”
5. Berikan notice period sesuai dengan perjanjian kerja, misalnya “Saya bersedia menjalani masa pemberitahuan selama [Jumlah Hari/Minggu/Bulan].”
6. Tutup surat dengan salam penutup yang sopan, misalnya “Terima kasih atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu.”
7. Tuliskan nama dan tanda tangan Anda di bagian akhir surat.
Kiat Menulis Surat Pengunduran Diri yang Berkesan
Dalam merangkai surat pengunduran diri, kejelasan dan sopan santun merupakan aspek krusial. Berikut panduan langkah demi langkah untuk menulis surat pengunduran diri yang efektif:
1. Format yang Tepat:
Gunakan format surat formal dengan informasi kontak Anda, tanggal, nama penerima, dan posisi penerima.
2. Pembukaan yang Profesional:
Mulai surat dengan salam pembuka formal, seperti “Yth. [Nama Atasan].” Nyatakan niat Anda untuk mengundurkan diri dalam kalimat pertama, mencantumkan posisi dan tanggal terakhir kerja Anda.
3. Alasan Pengunduran Diri (Opsional):
Jika sesuai, Anda dapat secara singkat menguraikan alasan pengunduran diri Anda. Jaga agar penjelasan Anda tetap profesional dan positif, fokus pada pertumbuhan atau peluang baru.
4. Ekspresi Penghargaan dan Ucapan Terima Kasih:
Dedikasikan paragraf untuk mengungkapkan penghargaan atas pengalaman dan bimbingan yang telah Anda terima selama bekerja di perusahaan. Spesifikkan proyek atau pencapaian yang paling berkesan, dan nyatakan rasa terima kasih Anda kepada atasan, rekan kerja, dan perusahaan secara keseluruhan. Hindari mengungkapkan keluhan atau kritik negatif.
– Tunjukkan Rasa Terima Kasih yang Tulus:
Gunakan bahasa yang tulus dan spesifik untuk menunjukkan apresiasi Anda. Hindari frasa umum dan cobalah untuk mengingat momen atau individu tertentu yang telah berdampak pada Anda.
– Akui Dukungan dan Bimbingan:
Sebutkan nama atasan atau rekan kerja yang telah mendukung dan membimbing Anda selama bekerja di perusahaan. Jelaskan bagaimana bimbingan mereka telah membantu Anda berkembang secara profesional dan pribadi.
– Ekspresikan Harapan untuk Masa Depan:
Tutup paragraf dengan mengungkapkan harapan positif Anda untuk masa depan perusahaan dan kolega Anda. Doakan yang terbaik bagi pertumbuhan dan kesuksesan mereka yang berkelanjutan.”>
Demikianlah tutorial lengkap cara membuat contoh surat pengunduran diri kerja. Dengan langkah-langkah yang sistematis dan panduan yang jelas, Anda dapat menyusun surat pengunduran diri yang profesional dan sesuai dengan standar etika bisnis. Manfaatkan fitur-fitur Microsoft Office untuk mempermudah proses penyusunan dan menghemat waktu Anda. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda yang akan mengajukan pengunduran diri dari pekerjaan secara efektif dan meninggalkan kesan yang baik.