Melalui artikel ini, kami akan memandu Anda merancang surat pengiriman barang yang efektif dan profesional. Sebagai ahli Microsoft Office, kami telah mengumpulkan kumpulan contoh surat pengiriman barang yang komprehensif untuk membantu Anda menguasai seni korespondensi bisnis ini. Bergabunglah dengan kami saat kami mengungkap rahasia pembuatan surat yang jelas, ringkas, dan meninggalkan kesan abadi bagi penerima Anda.
Contoh Surat Pengiriman Barang Secara Formal
Surat pengiriman barang formal adalah surat yang digunakan untuk mengkomunikasikan pengiriman barang dari satu pihak ke pihak lain. Surat ini biasanya digunakan dalam transaksi bisnis atau perdagangan. Surat pengiriman barang formal harus ditulis dengan gaya bahasa yang formal dan menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas.
Untuk membuat surat pengiriman barang secara formal, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
1. Kop Surat dan Tanggal
Bagian pertama dari surat pengiriman barang adalah kop surat dan tanggal. Kop surat biasanya berisi nama dan alamat perusahaan, serta logo perusahaan. Tanggal harus ditulis di pojok kanan atas surat.
Contoh:
PT. Maju Jaya
Jl. Raya Sukabumi No. 123
Bandung, Jawa Barat
Bandung, 2023-03-08
Contoh Surat Pengiriman Barang Ekspedisi
Surat pengiriman barang merupakan dokumen penting yang diperlukan untuk mengirimkan barang melalui jasa ekspedisi. Ini bertujuan untuk memberikan informasi yang jelas dan terstruktur tentang pengirim, penerima, jenis barang, dan persyaratan pengiriman. Surat ini harus dibuat dengan gaya bahasa formal dan jelas, serta memberikan informasi yang lengkap dan akurat.
Format Surat Pengiriman Barang
Berikut ini adalah format dasar surat pengiriman barang:
- Kop Surat: Mencantumkan identitas pengirim, seperti nama, alamat, dan nomor telepon.
- Tanggal Surat: Menuliskan tanggal pembuatan surat.
- Nomor Surat: Memberikan nomor unik untuk memudahkan penelusuran dan pengarsipan surat.
- Nama dan Alamat Penerima: Mencantumkan nama lengkap dan alamat tujuan pengiriman barang.
- Jenis Barang: Menjelaskan jenis barang yang dikirim, termasuk jumlah, berat, dan ukuran.
- Nilai Barang: Mencantumkan nilai atau harga barang yang dikirim.
- Persyaratan Pengiriman: Menjelaskan ketentuan khusus yang diminta, seperti penanganan khusus, waktu pengiriman, atau asuransi.
- Tanda Tangan Pengirim: Menandatangani surat sebagai bukti persetujuan dan otorisasi pengiriman barang.
Contoh Surat Pengiriman Barang Barang Dagang
Mari kita mulai dengan header surat. Di sudut kiri atas, sertakan logo perusahaan atau nama perusahaan Anda dengan jelas. Di bawahnya, sebutkan alamat lengkap perusahaan, nomor telepon, dan alamat email.
Di sisi kanan atas, isi tanggal pengiriman surat. Di bawahnya, tuliskan nama dan alamat penerima. Pastikan untuk mencantumkan nama perusahaan, nama kontak, dan alamat lengkap.
Isi Surat
Dalam isi surat, mulailah dengan salam pembuka yang formal, misalnya “Kepada Yth. [Nama Penerima]”. Kemudian, langsung ke intinya dengan menyatakan bahwa Anda menulis surat untuk mengirim barang dagang ke penerima.
Di paragraf kedua, berikan detail tentang barang yang dikirim. Sebutkan jenis barang, jumlah, dan nomor pesanan (jika ada). Anda juga dapat menyertakan deskripsi singkat tentang barang tersebut.
Di paragraf ketiga, sebutkan metode pengiriman yang digunakan dan perkiraan tanggal pengiriman. Beri tahu penerima tentang nomor pelacakan (jika ada) sehingga mereka dapat memantau status pengiriman.
Di akhir isi surat, ucapkan terima kasih kepada penerima atas bisnis mereka. Tutup surat dengan salam penutup yang formal, seperti “Hormat kami,” atau “Terima kasih atas perhatian Anda.” Di bawah salam penutup, ketik nama dan tanda tangan Anda.
Contoh Surat Pengiriman Barang Antar Perusahaan
Berikut adalah contoh surat pengiriman barang antar perusahaan yang dapat Anda gunakan sebagai referensi.
Bagian Awal Surat
Bagian awal surat terdiri dari kop surat atau logo perusahaan, nomor surat, dan tanggal pengiriman.
Kop Surat atau Logo Perusahaan
Kop surat atau logo perusahaan diletakkan di sudut kiri atas surat. Jika Anda tidak memiliki kop surat, Anda dapat menuliskan nama dan alamat perusahaan di bagian ini.
Nomor Surat
Nomor surat digunakan untuk mengidentifikasi surat dan memudahkan penelusuran dokumen. Anda dapat menggunakan format penomoran yang biasa digunakan di perusahaan Anda.
Tanggal Pengiriman
Tanggal pengiriman ditulis di sebelah kanan nomor surat. Tanggal ini merupakan tanggal saat surat dikirimkan.
Bagian Isi Surat
Bagian isi surat berisi informasi tentang pengiriman barang, seperti nama barang, jumlah barang, dan alamat tujuan.
Bagian Penutup Surat
Bagian penutup surat terdiri dari salam penutup, nama penanggung jawab, dan tanda tangan penanggung jawab.
Salam Penutup
Salam penutup yang biasa digunakan adalah “Hormat kami” atau “Salam sejahtera”.
Nama Penanggung Jawab
Nama penanggung jawab ditulis di bawah salam penutup. Penanggung jawab adalah orang yang bertanggung jawab atas pengiriman barang.
Tanda Tangan Penanggung Jawab
Tanda tangan penanggung jawab diletakkan di bawah nama penanggung jawab. Tanda tangan ini merupakan tanda bukti bahwa penanggung jawab telah menyetujui isi surat.
Sebagai ahli Microsoft Office, kami menyoroti penggunaan “contoh surat pengiriman barang” sebagai panduan praktis dan komprehensif dalam membuat dokumen penting ini. Melalui tutorial kami, kami telah memandu Anda langkah demi langkah, menyoroti elemen-elemen penting dan format yang diakui. Dengan mengikuti petunjuk kami, Anda dapat menghasilkan surat pengiriman barang yang efektif dan profesional, memastikan barang Anda dikirimkan dengan lancar dan sesuai dengan ketentuan perjanjian.