Contoh surat jalan, dokumen penting yang digunakan untuk melacak pergerakan barang dari satu tempat ke tempat lain, kini tersedia dalam bentuk siap pakai yang dapat membantu Anda menghemat waktu dan tenaga saat membuat dokumen yang akurat dan komprehensif. Artikel ini akan memandu Anda langkah demi langkah untuk menciptakan surat jalan yang efektif menggunakan Microsoft Office, menyediakan tutorial yang mudah diikuti dan contoh praktis untuk referensi Anda.
Pengertian Surat Jalan
Surat jalan merupakan dokumen resmi yang diterbitkan oleh perusahaan atau organisasi untuk mengiringi barang atau produk yang dikirimkan kepada pelanggan atau pihak lain. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengiriman barang dan mencantumkan informasi penting mengenai jenis, jumlah, dan tujuan pengiriman. Biasanya, surat jalan dibuat oleh bagian gudang atau pengiriman dan diserahkan kepada pengemudi atau ekspedisi yang bertanggung jawab atas proses pengiriman.
Ciri-ciri Surat Jalan
Surat jalan umumnya memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
- Berisi informasi tentang identitas pengirim dan penerima barang.
- Mencantumkan jenis, jumlah, dan deskripsi barang yang dikirim.
- Memiliki nomor seri atau kode unik untuk memudahkan pelacakan.
- Disertai dengan tanda tangan atau stempel resmi perusahaan.
- Dinyatakan dalam bahasa yang jelas dan mudah dipahami.
Jenis-jenis Surat Jalan
Surat jalan merupakan dokumen penting yang digunakan untuk mengangkut barang dari satu tempat ke tempat lain. Ada berbagai jenis surat jalan yang dapat digunakan, tergantung pada jenis barang dan tujuan pengiriman. Beberapa jenis surat jalan yang umum digunakan antara lain:
Surat Jalan Sederhana
Surat jalan sederhana adalah jenis surat jalan yang paling umum digunakan. Surat jalan ini hanya berisi informasi dasar seperti nama dan alamat pengirim, nama dan alamat penerima, jenis barang yang diangkut, jumlah barang, dan tanggal pengiriman.
Surat Jalan Bermaterai
Surat jalan bermaterai adalah jenis surat jalan yang digunakan untuk mengangkut barang yang memiliki nilai tinggi atau berbahaya. Surat jalan ini memerlukan materai sebagai bukti bahwa surat jalan tersebut telah disahkan oleh pejabat berwenang.
Surat Jalan Khusus
Surat jalan khusus adalah jenis surat jalan yang digunakan untuk mengangkut barang-barang tertentu, seperti bahan makanan, obat-obatan, atau bahan kimia. Surat jalan ini biasanya memerlukan informasi tambahan seperti nomor izin edar, tanggal kedaluwarsa, dan cara penyimpanan.
Surat Jalan Elektronik
Surat jalan elektronik adalah jenis surat jalan yang dibuat dan dikirimkan secara elektronik. Surat jalan ini memiliki kekuatan hukum yang sama dengan surat jalan fisik dan dapat digunakan untuk mengangkut semua jenis barang.
Format Surat Jalan
Surat Jalan ditulis pada selembar kertas berukuran A5 (14,8 cm x 21 cm) atau A4 (21 cm x 29,7 cm). Bagian atas surat memuat kop surat perusahaan yang berisi nama, alamat, nomor telepon, dan logo perusahaan.
Di bawah kop surat, terdapat judul “SURAT JALAN” yang ditulis dengan huruf kapital dan dicetak tebal. Judul ini menjadi penanda utama bahwa dokumen tersebut adalah Surat Jalan.
Isi Surat Jalan
Surat Jalan berisi informasi penting tentang pengiriman barang, antara lain:
- Nomor Surat Jalan: Nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi Surat Jalan.
- Tanggal: Tanggal pembuatan Surat Jalan.
- Nama Pengirim: Nama atau identitas perusahaan yang mengirim barang.
- Alamat Pengirim: Alamat lengkap pengirim barang.
- Nama Penerima: Nama atau identitas perusahaan yang menerima barang.
- Alamat Penerima: Alamat lengkap penerima barang.
- Jenis Barang: Jenis barang yang dikirim, misalnya bahan baku, produk jadi, atau peralatan.
- Jumlah Barang: Jumlah barang yang dikirim, biasanya dinyatakan dalam satuan tertentu (misalnya buah, kilogram, atau liter).
- Berat Barang: Berat total barang yang dikirim, biasanya dinyatakan dalam kilogram atau ton.
- Volume Barang: Volume total barang yang dikirim, biasanya dinyatakan dalam meter kubik.
- Harga Barang: Harga total barang yang dikirim, biasanya dinyatakan dalam mata uang tertentu.
- Cara Pengiriman: Cara pengiriman barang, misalnya melalui darat, laut, atau udara.
- Nama Pengemudi/Kurir: Nama atau identitas pengemudi atau kurir yang mengantarkan barang.
- Tanda Tangan Penerima: Tanda tangan penerima barang sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
- Tanda Tangan Pengirim: Tanda tangan pengirim barang sebagai bukti bahwa barang telah dikirim.
Contoh Surat Jalan
Surat jalan merupakan dokumen penting yang digunakan untuk mengangkut barang dari satu tempat ke tempat lain. Dokumen ini berisi informasi tentang pengirim, penerima, barang yang diangkut, dan tujuan pengiriman. Berikut adalah contoh surat jalan yang dapat digunakan sebagai referensi:
Kop Surat Perusahaan
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon Perusahaan]
[Email Perusahaan]
Nomor Surat Jalan
[Nomor Surat Jalan]
Tanggal Surat Jalan
[Tanggal Surat Jalan]
Pengirim
[Nama Pengirim]
[Alamat Pengirim]
[Nomor Telepon Pengirim]
[Email Pengirim]
Penerima
[Nama Penerima]
[Alamat Penerima]
[Nomor Telepon Penerima]
[Email Penerima]
Barang yang Diangkut
| No. | Nama Barang | Jumlah | Satuan |
|---|---|---|---|
| 1 | [Nama Barang 1] | [Jumlah Barang 1] | [Satuan Barang 1] |
| 2 | [Nama Barang 2] | [Jumlah Barang 2] | [Satuan Barang 2] |
| 3 | [Nama Barang 3] | [Jumlah Barang 3] | [Satuan Barang 3] |
Tujuan Pengiriman
[Tujuan Pengiriman]
Sopir Pengangkut
[Nama Sopir]
[Nomor SIM Sopir]
[Nomor Kendaraan]
Catatan Tambahan
[Catatan Tambahan]
Demi kelancaran pengiriman, mohon diperhatikan hal-hal berikut ini:
- Barang yang diangkut harus sesuai dengan yang tertera pada surat jalan.
- Sopir pengangkut bertanggung jawab atas keselamatan barang selama perjalanan.
- Penerima wajib memeriksa kondisi barang saat tiba.
- Apabila terjadi kerusakan atau kehilangan barang, penerima wajib melaporkan kepada pengirim segera.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Tanda Tangan
Pengirim,
[Nama Pengirim]
Catatan Tambahan
Surat jalan ini disusun dengan menggunakan Microsoft Word. Anda dapat menyesuaikan format dan isi surat jalan sesuai kebutuhan Anda. Pastikan untuk mencantumkan informasi yang lengkap dan jelas agar proses pengiriman berjalan lancar.
Demikianlah uraian lengkap mengenai contoh surat jalan dan cara membuatnya. Dengan mengikuti panduan dalam artikel ini, Anda dapat membuat surat jalan yang valid dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Kehadiran surat jalan menjadi dokumen penting dalam kegiatan transportasi barang, baik untuk keperluan pribadi maupun bisnis. Dengan memahami cara penyusunannya, Anda dapat memastikan kelancaran distribusi barang dan menghindari potensi kendala saat berhadapan dengan pihak berwajib.