Dalam dunia bisnis, mobilitas barang tak terhindarkan. Untuk mengontrol pergerakan tersebut, diperlukan dokumentasi sah seperti contoh surat jalan barang. Sebagai ahli Microsoft Office, kami akan memandu Anda membuat surat jalan barang dengan mudah dan profesional. Ikuti tahapan singkat dan jelas ini untuk menyempurnakan proses pengiriman barang Anda.
Pengertian Surat Jalan Barang
Dalam dunia perdagangan, surat jalan barang merupakan dokumen penting yang berfungsi sebagai bukti pengiriman barang dari satu pihak ke pihak lain. Dokumen ini biasanya digunakan untuk mengangkut barang dalam jumlah besar atau bernilai tinggi, baik melalui darat, laut, maupun udara. Surat jalan barang memiliki beberapa fungsi utama, antara lain sebagai:
Bukti Pengiriman Barang
Surat jalan barang menjadi bukti bahwa barang telah dikirim dari pengirim ke penerima pada waktu dan tanggal yang ditentukan. Dokumen ini dapat digunakan sebagai referensi jika terjadi perselisihan atau permasalahan terkait dengan pengiriman barang.
Data Barang yang Dikirim
Surat jalan barang berisi informasi rinci tentang barang yang dikirim, seperti jenis barang, jumlah, berat, dan nilai. Informasi ini penting untuk memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan dan diterima oleh penerima dalam kondisi baik.
Sebagai Dokumen Pajak
Dalam beberapa kasus, surat jalan barang juga dapat berfungsi sebagai dokumen pajak. Dokumen ini dapat digunakan untuk membuktikan transaksi penjualan dan pembelian barang, serta menjadi dasar perhitungan pajak yang harus dibayarkan.
Komponen yang Harus Ada dalam Surat Jalan Barang
Surat jalan barang atau delivery order merupakan dokumen penting yang menyertai pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lainnya. Surat jalan ini berisi informasi penting mengenai barang yang dikirim, seperti jenis barang, jumlah, dan tujuan pengiriman. Berikut adalah komponen-komponen yang harus ada dalam sebuah surat jalan barang:
Nomor Surat Jalan
Nomor surat jalan merupakan identitas unik yang membedakan satu surat jalan dengan yang lainnya. Nomor ini biasanya terdiri dari kombinasi angka dan huruf yang unik.
Tanggal Pengiriman
Tanggal pengiriman adalah tanggal ketika barang dikirim dari tempat asal. Tanggal ini penting untuk mengetahui kapan barang seharusnya tiba di tempat tujuan.
Nama dan Alamat Pengirim
Nama dan alamat pengirim adalah informasi pihak yang mengirimkan barang. Informasi ini biasanya meliputi nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon.
Nama dan Alamat Penerima
Nama dan alamat penerima adalah informasi pihak yang menerima barang. Informasi ini biasanya meliputi nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon.
Jenis dan Jumlah Barang
Jenis dan jumlah barang adalah informasi mengenai jenis barang yang dikirim dan jumlahnya. Informasi ini biasanya meliputi nama barang, kode barang, dan jumlah barang.
Berat dan Volume Barang
Berat dan volume barang adalah informasi mengenai berat dan volume barang yang dikirim. Informasi ini penting untuk mengetahui biaya pengiriman dan cara pengiriman yang tepat.
Kondisi Barang
Kondisi barang adalah informasi mengenai kondisi barang saat dikirim. Informasi ini biasanya meliputi keterangan apakah barang dalam kondisi baik, rusak, atau cacat.
Tanda Tangan Pengirim dan Penerima
Tanda tangan pengirim dan penerima adalah bukti bahwa barang telah dikirim dan diterima dengan baik. Tanda tangan ini biasanya berupa tanda tangan basah atau tanda tangan elektronik.
Jenis-Jenis Surat Jalan Barang
Surat jalan barang merupakan dokumen penting yang digunakan dalam proses pengiriman barang. Berdasarkan jenis barang dan tujuan pengiriman, terdapat beberapa jenis surat jalan barang, yaitu:
1. Surat Jalan Biasa
Surat jalan biasa digunakan untuk pengiriman barang biasa yang tidak memerlukan penanganan khusus. Surat jalan ini berisi informasi dasar tentang pengirim, penerima, barang yang dikirim, dan jumlah barang.
2. Surat Jalan Khusus
Surat jalan khusus digunakan untuk pengiriman barang yang memerlukan penanganan khusus, seperti barang berbahaya, barang berharga, atau barang yang mudah rusak. Surat jalan ini dilengkapi dengan informasi tambahan tentang cara penanganan dan penyimpanan barang.
3. Surat Jalan Fiskal
Surat jalan fiskal adalah surat jalan yang diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP) dan digunakan untuk pengiriman barang yang dikenakan pajak pertambahan nilai (PPN). Surat jalan fiskal berisi informasi lengkap tentang pengirim, penerima, barang yang dikirim, jumlah barang, nilai barang, dan pajak yang dikenakan. Surat jalan fiskal harus dilengkapi dengan faktur pajak untuk pengenaan PPN yang benar.
Contoh Format Surat Jalan Barang
Surat jalan barang merupakan dokumen penting yang digunakan untuk mencatat pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lain. Surat jalan harus dibuat dengan baik dan akurat untuk menghindari kesalahan pengiriman atau pencatatan. Berikut adalah contoh format surat jalan barang yang dapat digunakan:
Header
– Nama dan alamat pengirim
– Nama dan alamat penerima
– Tanggal pengiriman
Isi
– Nomor surat jalan
– Jenis barang yang dikirim
– Jumlah barang yang dikirim
– Satuan barang
– Harga barang per satuan
– Total harga barang
Catatan
– Kondisi barang (baik, rusak, dll.)
– Cara pengiriman (darat, laut, udara)
– Estimasi waktu pengiriman
Penandatanganan
– Pengirim
– Penerima
Deskripsi Tutorial
Untuk membuat surat jalan barang, Anda dapat menggunakan Microsoft Word atau Excel. Berikut adalah langkah-langkahnya:
Microsoft Word
1. Buka Microsoft Word
Buka Microsoft Word dan buat dokumen baru.
2. Atur Margins
Atur margins sesuai dengan kebutuhan Anda. Biasanya, margin atas dan bawah adalah 1 inci, sedangkan margin kiri dan kanan adalah 0,5 inci.
3. Buat Tabel
Buat tabel dengan 5 kolom dan jumlah baris sesuai dengan jumlah barang yang dikirim. Kolom-kolom tersebut adalah:
- No.
- Nama Barang
- Jumlah
- Satuan
- Harga Satuan
4. Isi Tabel
Isi tabel dengan data barang yang dikirim. Pastikan untuk mengisi data dengan lengkap dan akurat.
5. Tambahkan Informasi Tambahan
Tambahkan informasi tambahan seperti kondisi barang, cara pengiriman, dan estimasi waktu pengiriman.
6. Simpan Dokumen
Simpan dokumen dengan nama yang sesuai.
Microsoft Excel
Selain Microsoft Word, Anda juga dapat menggunakan Microsoft Excel untuk membuat surat jalan barang. Berikut adalah langkah-langkahnya:
1. Buka Microsoft Excel
Buka Microsoft Excel dan buat workbook baru.
2. Atur Kolom
Atur kolom sesuai dengan kebutuhan Anda. Biasanya, kolom-kolom tersebut adalah:
- No.
- Nama Barang
- Jumlah
- Satuan
- Harga Satuan
3. Isi Kolom
Isi kolom dengan data barang yang dikirim. Pastikan untuk mengisi data dengan lengkap dan akurat.
4. Tambahkan Informasi Tambahan
Tambahkan informasi tambahan seperti kondisi barang, cara pengiriman, dan estimasi waktu pengiriman.
5. Simpan Dokumen
Simpan dokumen dengan nama yang sesuai.
<
Catatan
Anda dapat mengedit format surat jalan barang sesuai dengan kebutuhan Anda. Pastikan untuk menggunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Surat jalan barang harus dicetak dan ditandatangani oleh pengirim dan penerima.
Demikianlah panduan komprehensif kami tentang contoh surat jalan barang. Dengan mengikuti langkah-langkah yang tercantum dalam artikel ini, Anda dapat dengan mudah membuat surat jalan barang yang akurat dan efektif. Ingatlah untuk menyesuaikan informasi dengan detail pengiriman Anda sendiri, dan pastikan untuk menandatangani dan mencap surat tersebut sebelum memberikannya kepada pengangkut. Dengan menggunakan surat jalan barang ini, Anda dapat melacak pengiriman Anda dengan percaya diri, memastikan barang Anda tiba di tujuan dengan aman dan tepat waktu.