Menjadi seorang pebisnis yang handal memerlukan manajemen yang baik, termasuk dalam hal pengiriman barang. Dokumen penting yang harus dimiliki dalam proses ini adalah contoh surat jalan pengiriman barang. Dokumen ini berperan krusial sebagai bukti resmi bahwa barang telah dikirim ke alamat tujuan, lengkap dengan rincian penting lainnya.
Jenis-Jenis Surat Jalan Pengiriman Barang
Surat jalan pengiriman barang merupakan dokumen penting yang digunakan untuk mencatat dan mendokumentasikan pengiriman barang dari satu pihak ke pihak lain. Surat jalan ini berisi informasi penting seperti jenis barang, jumlah, berat, nilai barang, dan tujuan pengiriman. Terdapat beberapa jenis surat jalan pengiriman barang yang umum digunakan, antara lain:
Surat Jalan Ekspedisi
Jenis surat jalan ini dikeluarkan oleh perusahaan ekspedisi atau jasa pengiriman barang. Surat jalan ekspedisi berisi informasi lengkap tentang pengirim, penerima, jenis barang, jumlah, berat, nilai barang, dan tujuan pengiriman. Surat jalan ini berfungsi sebagai bukti pengiriman barang dan digunakan oleh perusahaan ekspedisi untuk menagih biaya pengiriman kepada pengirim.
Surat Jalan Internal
Jenis surat jalan ini digunakan untuk mencatat dan mendokumentasikan pengiriman barang antar bagian atau gudang dalam suatu perusahaan. Surat jalan internal berisi informasi yang sama dengan surat jalan ekspedisi, namun tidak digunakan untuk penagihan biaya pengiriman.
Surat Jalan Distribusi
Jenis surat jalan ini digunakan oleh perusahaan distributor untuk mencatat dan mendokumentasikan pengiriman barang ke pelanggan. Surat jalan distribusi berisi informasi tentang pengirim, penerima, jenis barang, jumlah, berat, nilai barang, dan tujuan pengiriman. Surat jalan ini berfungsi sebagai bukti pengiriman barang dan dapat digunakan untuk penagihan biaya pengiriman kepada pelanggan.
Langkah 1: Buka Microsoft Word
Buka program Microsoft Word pada komputer Anda. Klik pada menu “File” dan pilih “New” untuk membuat dokumen baru.
Langkah 2: Pilih Template
Pada jendela “New”, klik pada tab “Template”. Gulir ke bawah dan pilih template “Surat Jalan Pengiriman Barang”. Template ini akan menyediakan Anda dengan kerangka dasar untuk surat jalan.
Langkah 3: Isi Informasi Perusahaan
Isi Data Pengirim
Di bagian “Dari”, masukkan nama dan alamat perusahaan pengirim. Berikan pula nomor telepon dan alamat email yang dapat dihubungi.
Isi Data Penerima
Di bagian “Kepada”, masukkan nama dan alamat perusahaan penerima. Pastikan untuk menyertakan nomor telepon dan alamat email.
Langkah 4: Isi Tanggal dan Nomor Surat
Masukkan tanggal pembuatan surat jalan dan nomor surat yang unik. Nomor surat ini akan digunakan untuk melacak pengiriman.
Langkah 5: Isi Informasi Barang
Buat tabel dengan kolom berikut: nomor urut, nama barang, jumlah, satuan, dan keterangan. Isi tabel dengan informasi barang yang akan dikirim.
Syarat-Syarat Surat Jalan Pengiriman Barang
Untuk menyusun surat jalan pengiriman barang yang valid dan sesuai standar, terdapat beberapa syarat yang perlu dipenuhi, di antaranya:
Nama dan Alamat Pengirim dan Penerima
Cantumkan nama dan alamat lengkap pengirim dan penerima barang secara jelas dan detail. Pastikan informasi ini akurat untuk memudahkan proses pengiriman dan penerimaan barang.
Tanggal Pengiriman
Tuliskan tanggal pengiriman barang dengan jelas dan akurat. Hal ini penting untuk mencatat kapan barang dikirim dan sebagai referensi untuk melacak status pengiriman.
Jenis dan Jumlah Barang
Uraikan secara rinci jenis dan jumlah barang yang dikirim. Pastikan deskripsinya jelas dan akurat, termasuk nomor seri, berat, ukuran, dan volume barang. Informasi ini sangat penting untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan pesanan dan diterima dalam kondisi baik.
Pencantuman Merek dan Tipe Barang
Selain jenis barang, cantumkan juga merek dan tipe barang yang dikirim. Hal ini akan membantu dalam identifikasi barang yang lebih spesifik, terutama jika barang yang dikirim memiliki variasi yang berbeda.
Detail Kondisi dan Pengemasan Barang
Berikan keterangan tentang kondisi barang saat dikirim, apakah dalam kondisi baru, bekas, atau cacat. Selain itu, cantumkan juga detail pengemasan barang, seperti jenis kemasan, jumlah kemasan, dan berat kemasan.
Tanda Tangan dan Stempel
Surat jalan pengiriman barang harus ditandatangani oleh pengirim dan penerima sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan diterima. Selain itu, dapat juga ditambahkan stempel perusahaan atau instansi terkait untuk memperkuat validitas surat tersebut.
Tips Mencegah Kehilangan Surat Jalan Pengiriman Barang
Surat jalan pengiriman barang merupakan dokumen penting yang harus dijaga dengan baik. Kehilangan surat jalan bisa menyebabkan permasalahan dalam proses pengiriman dan penerimaan barang. Berikut beberapa tips untuk mencegah kehilangan surat jalan pengiriman barang:
1. Gunakan Folder Khusus
Simpan semua surat jalan pengiriman barang dalam satu folder khusus. Hal ini akan memudahkan Anda untuk melacak dan menemukan surat jalan saat dibutuhkan.
2. Catat Nomor Surat Jalan
Catat nomor surat jalan pada buku catatan atau file komputer. Catatan ini akan membantu Anda melacak surat jalan yang hilang.
3. Buat Salinan Surat Jalan
Buat salinan surat jalan dan simpan di tempat yang berbeda dari surat jalan asli. Salinan ini dapat digunakan sebagai pengganti surat jalan asli jika hilang.
4. Gunakan Aplikasi Manajemen Dokumen
Untuk mengelola surat jalan pengiriman barang secara lebih efektif, Anda dapat menggunakan aplikasi manajemen dokumen. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk mengunggah, menyimpan, dan melacak surat jalan secara digital. Selain itu, aplikasi ini juga menyediakan fitur pencarian dan pembagian dokumen, sehingga memudahkan Anda menemukan dan mengakses surat jalan saat dibutuhkan.
Dengan menerapkan tips-tips di atas, Anda dapat mengurangi risiko kehilangan surat jalan pengiriman barang dan memastikan kelancaran proses pengiriman dan penerimaan barang.
Contoh surat jalan pengiriman barang merupakan bagian penting dari proses logistik. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengiriman dan menjamin keamanan barang selama dalam perjalanan. Dengan mengikuti panduan tutorial yang kami berikan, Anda dapat membuat surat jalan yang komprehensif dan akurat dengan mudah. Setiap langkah dijelaskan secara jelas dan ringkas menggunakan fitur-fitur canggih Microsoft Office, memastikan Anda dapat menghasilkan dokumen profesional dalam waktu singkat.