Dalam dunia kerja, surat peringatan menjadi salah satu metode untuk menegakkan disiplin dan mengoreksi kesalahan karyawan. Contoh surat peringatan 1 merupakan langkah awal dalam memberikan peringatan resmi kepada karyawan yang melanggar peraturan atau tidak memenuhi standar kinerja. Berikut adalah panduan lengkap tentang membuat dan menggunakan surat peringatan 1 dengan tepat dan efektif.
Pengertian Surat Peringatan 1
Surat Peringatan 1 (SP 1) merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau organisasi kepada karyawan sebagai bentuk teguran atas pelanggaran atau kesalahan yang dilakukan. Surat ini bertujuan untuk memberikan peringatan dan kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki kesalahannya serta mencegah terulangnya pelanggaran di masa mendatang. SP 1 umumnya berisi rincian pelanggaran, bukti pendukung, dan sanksi atau tindakan perbaikan yang harus dilakukan oleh karyawan.
Dalam konteks Microsoft Office, seorang karyawan mungkin menerima SP 1 karena melakukan kesalahan dalam penggunaan perangkat lunak, melanggar kebijakan perusahaan terkait penggunaan teknologi, atau menunjukkan kinerja yang buruk dalam tugas yang berhubungan dengan Microsoft Office.
SP 1 merupakan langkah awal dalam proses disipliner perusahaan dan dapat menjadi dasar untuk tindakan selanjutnya, seperti SP 2 atau pemutusan hubungan kerja, jika pelanggaran berlanjut atau tidak diperbaiki.
Dasar Hukum Surat Peringatan 1
Surat Peringatan 1 (SP1) merupakan bentuk teguran tertulis yang diberikan kepada karyawan sebagai bentuk peringatan atas pelanggaran yang dilakukan. SP1 memiliki dasar hukum yang kuat dalam peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan, antara lain:
Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
Pasal 158 ayat (1) UU Ketenagakerjaan menyatakan bahwa pemberi kerja berhak memberikan teguran tertulis kepada karyawan yang melakukan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan atau perjanjian kerja, termasuk pelanggaran disiplin, kinerja, atau perilaku.
Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 tentang Pencegahan dan Penanggulangan Perselisihan Perburuhan
Pasal 6 ayat (1) PP 7/1977 mengatur bahwa perusahaan wajib memberikan kesempatan kepada karyawan untuk membela diri sebelum diberikan sanksi, termasuk SP1.
Peraturan Menteri Tenaga Kerja Nomor 03/Men/1986 tentang Tata Cara Pembinaan dan Pengawasan Ketenagakerjaan
Pasal 7 ayat (1) Permenaker 03/1986 mengatur bahwa SP1 merupakan salah satu bentuk pembinaan yang dapat diberikan kepada karyawan yang melanggar ketentuan ketenagakerjaan.
Struktur Surat Peringatan 1
Surat peringatan 1 umumnya memiliki struktur sebagai berikut:
- Kop surat
- Nomor surat
- Tanggal pembuatan surat
- Kepada: Nama penerima surat
- Dari: Nama pemberi surat
- Perihal: Surat Peringatan
- Paragraf pembuka
- Isi kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan
- Sanksi atau tindakan yang akan diberikan
- Harapan dan imbauan
- Tanda tangan pemberi surat
Isi Surat Peringatan 1
Isi surat peringatan 1 harus jelas dan spesifik. Berikut adalah beberapa hal yang harus dicantumkan dalam isi surat peringatan 1:
- Uraikan secara detail kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan oleh penerima surat, termasuk tanggal, waktu, dan tempat kejadian.
- Jelaskan peraturan atau kebijakan perusahaan yang dilanggar oleh penerima surat.
- Cantumkan sanksi atau tindakan yang akan diberikan kepada penerima surat sebagai akibat dari kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan. Sanksi yang diberikan harus proporsional dengan kesalahan yang dilakukan dan tidak boleh bersifat merugikan atau menghina penerima surat.
- Sampaikan harapan dan imbauan kepada penerima surat untuk memperbaiki kesalahannya dan tidak mengulanginya di kemudian hari.
Contoh dan Template Surat Peringatan 1
Surat peringatan 1 adalah surat teguran yang diberikan kepada karyawan yang melakukan kesalahan atau pelanggaran ringan. Surat ini berfungsi sebagai peringatan agar karyawan tersebut tidak mengulangi kesalahannya di kemudian hari.
Berikut ini contoh dan template surat peringatan 1 yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Peringatan 1
Nomor : 001/SP1/HRD/XII/2023
Kepada Yth.,
Sdr. [Nama Karyawan]
Jabatan : [Jabatan Karyawan]
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kinerja dan sikap Saudara yang belum sesuai dengan peraturan perusahaan, kami memberikan Surat Peringatan 1 (SP1) ini. Adapun kesalahan dan pelanggaran yang telah Saudara lakukan, antara lain:
Kesalahan dan Pelanggaran
1. Terlambat masuk kerja sebanyak 3 kali dalam satu bulan.
2. Tidak menyelesaikan tugas sesuai dengan tenggat waktu yang ditentukan.
3. Bersikap tidak sopan terhadap rekan kerja.
4. Melakukan tindakan yang merugikan perusahaan, seperti:
- Menggunakan fasilitas perusahaan untuk kepentingan pribadi.
- Menyebarkan informasi rahasia perusahaan kepada pihak luar.
- Melakukan praktik korupsi atau kecurangan.
- Menyalahgunakan wewenang atau posisi.
- Melakukan tindakan yang dapat merusak reputasi perusahaan.
Kesalahan dan pelanggaran yang telah Saudara lakukan tersebut merupakan pelanggaran terhadap Peraturan Perusahaan Pasal [Nomor Pasal], sehingga kami perlu memberikan Surat Peringatan 1 ini.
Kami berharap Saudara dapat memperbaiki kinerja dan sikap Saudara segera. Jika dalam waktu yang telah ditentukan Saudara tidak menunjukkan perbaikan yang signifikan, kami terpaksa akan mengambil tindakan disiplin yang lebih tegas sesuai dengan peraturan perusahaan.
Surat Peringatan 1 ini kami berikan sebagai bentuk peringatan dan pembinaan kepada Saudara. Kami berharap Saudara dapat memanfaatkan kesempatan ini untuk memperbaiki diri.
Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Bagian SDM
[Nama Kepala Bagian SDM]
Contoh surat peringatan 1 adalah dokumen penting yang disusun sebagai bentuk peringatan resmi kepada karyawan yang melanggar peraturan atau standar kinerja. Tutorial ini telah memandu Anda melalui langkah-langkah menyusun surat peringatan 1 yang efektif, dari penyampaian fakta hingga penetapan tindakan disiplin. Ingatlah bahwa tujuan utama surat peringatan ini adalah untuk memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki perilaku atau kinerjanya sambil melindunginya dari tindakan disiplin yang lebih berat jika terjadi pelanggaran berulang di masa mendatang.