Surat resmi merupakan bentuk komunikasi tertulis yang memiliki format dan tata cara tertentu dalam lingkungan formal. Sebagai dokumen penting yang mewakili suatu organisasi atau individu, surat resmi harus dibuat dengan baik dan sesuai dengan standar. Melalui artikel ini, kami akan memandu Anda dalam memahami dasar-dasar surat resmi contoh dan langkah-langkah praktis untuk membuatnya menggunakan Microsoft Office.
Strukturnya
Surat resmi memiliki struktur baku yang wajib diikuti untuk menjaga formalitas dan kejelasan isi surat. Struktur surat resmi terdiri dari beberapa bagian, antara lain:
Kop Surat
Kop surat merupakan bagian paling atas surat yang berisi identitas resmi instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat. Kop surat biasanya memuat nama instansi, alamat, nomor telepon, nomor faksimili, dan logo instansi.
Nomor Surat
Nomor surat merupakan identitas unik dari setiap surat yang dikeluarkan. Nomor surat terdiri dari nomor urut, kode arsip, dan tahun surat. Nomor urut menunjukkan urutan pembuatan surat, sedangkan kode arsip dan tahun surat menunjukkan klasifikasi surat dan tahun pembuatan.
Tanggal Surat
Tanggal surat menunjukkan waktu pembuatan surat. Tanggal surat biasanya ditulis dengan format dd mm yyyy (tanggal bulan tahun).
Lampiran
Lampiran merupakan dokumen pendukung yang disertakan bersama surat. Lampiran dinyatakan dalam bentuk daftar dengan menyebutkan jumlah dan judul dokumen yang dilampirkan.
Jenis-jenisnya
Surat resmi memiliki beberapa jenis, antara lain:
Surat Dinas
Surat dinas merupakan surat yang digunakan untuk keperluan kedinasan atau organisasi. Surat ini umumnya digunakan oleh instansi pemerintah, perusahaan, atau organisasi formal lainnya. Ciri-ciri surat dinas antara lain menggunakan kop surat, memiliki nomor surat, dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
Surat Niaga
Surat niaga merupakan surat yang digunakan untuk keperluan bisnis atau perdagangan. Surat ini umumnya digunakan oleh perusahaan atau pelaku usaha. Ciri-ciri surat niaga antara lain menggunakan kop surat perusahaan, memiliki nomor surat, dan ditandatangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang.
Surat Pribadi
Surat pribadi merupakan surat yang digunakan untuk keperluan pribadi atau komunikasi antar individu. Surat ini tidak memiliki format khusus dan dapat ditulis dengan gaya bahasa yang lebih santai atau akrab. Ciri-ciri surat pribadi antara lain tidak menggunakan kop surat, tidak memiliki nomor surat, dan ditandatangani oleh individu yang menulis surat tersebut.
Format Penulisannya
Surat resmi merupakan salah satu jenis dokumen penting yang digunakan dalam dunia bisnis dan pemerintahan. Untuk membuat surat resmi yang baik dan benar, diperlukan format penulisan yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan standar yang berlaku. Berikut ini format penulisan surat resmi yang benar:
Kop Surat: Bagian ini terletak di bagian atas surat dan berisi informasi tentang nama instansi, alamat, nomor telepon, dan lain-lain.
Nomor Surat: Nomor surat merupakan identitas unik dari sebuah surat. Nomor surat biasanya terdiri dari nomor urut, kode instansi, dan tahun pembuatan surat.
Lampiran: Jika terdapat dokumen atau file yang disertakan dalam surat, maka perlu dicantumkan lampiran di bagian bawah nomor surat.
Perihal: Bagian ini berisi ringkasan singkat tentang isi surat. Perihal harus ditulis dengan jelas dan singkat agar penerima surat dapat mengetahui isi surat secara umum.
Salam Pembuka: Salam pembuka merupakan ungkapan hormat yang digunakan untuk memulai surat. Salam pembuka yang umum digunakan adalah “Yang Terhormat” atau “Kepada Yth.”
Isi Surat: Bagian ini merupakan bagian utama dari surat yang berisi informasi atau pesan yang ingin disampaikan. Isi surat harus ditulis dengan bahasa yang formal dan jelas.
Salam Penutup: Salam penutup merupakan ungkapan hormat yang digunakan untuk mengakhiri surat. Salam penutup yang umum digunakan adalah “Hormat saya” atau “Salam sejahtera.”
Nama dan Jabatan Penulis: Bagian ini berisi nama dan jabatan penulis surat. Nama penulis harus ditulis dengan jelas dan lengkap, sedangkan jabatan penulis harus ditulis di bawah nama penulis.
Tanda Tangan: Tanda tangan merupakan bukti sah bahwa surat tersebut dibuat oleh penulis. Tanda tangan harus dibubuhkan di atas nama dan jabatan penulis.
Contoh-contoh Surat Resmi
Surat resmi merupakan jenis surat yang digunakan dalam dunia profesional atau kedinasan. Surat resmi memiliki format dan gaya bahasa yang baku, dan biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi, permohonan, atau pemberitahuan secara formal.
Gaya Bahasa Formal
Dalam penulisan surat resmi, gaya bahasa yang digunakan harus formal dan baku. Hal ini bertujuan untuk menunjukkan kesopanan dan menghormati pihak penerima surat.
UNIK
Meskipun menggunakan gaya bahasa formal, surat resmi tidak harus selalu kaku dan monoton. Anda dapat menambahkan sentuhan unik pada surat resmi Anda dengan menggunakan pilihan kata yang menarik atau mengutip pepatah yang relevan.
Tutorial Membuat Surat Resmi di Microsoft Office
Microsoft Office menyediakan template surat resmi yang dapat memudahkan Anda dalam membuat surat resmi. Berikut langkah-langkah membuat surat resmi di Microsoft Office:
1. Buka Microsoft Word
Buka aplikasi Microsoft Word pada komputer Anda.
2. Pilih Template Surat Resmi
Di halaman awal Microsoft Word, klik tab “File” dan pilih “New” (Baru). Pada kolom pencarian, ketik “Surat Resmi” dan pilih salah satu template surat resmi yang tersedia.
3. Masukkan Informasi yang Diperlukan
Isi bagian-bagian surat resmi sesuai dengan informasi yang diperlukan, seperti nama penerima, alamat, tanggal, dan isi surat. Gunakan gaya bahasa formal dan hindari penggunaan kata-kata yang tidak baku.
4. Mendesain Surat Resmi
Selain isi surat, Anda juga perlu memperhatikan desain surat resmi. Template surat resmi di Microsoft Office biasanya sudah menyediakan desain dasar yang cukup baik. Namun, Anda dapat menyesuaikan desain surat sesuai dengan kebutuhan Anda, seperti mengubah font, ukuran huruf, atau menambahkan logo perusahaan. pastikan desain surat resmi Anda terlihat rapi, profesional, dan mudah dibaca.
5. Meninjau dan Menyimpan Surat Resmi
Setelah selesai membuat surat resmi, tinjau kembali isi dan desain surat untuk memastikan tidak ada kesalahan. Simpan surat resmi dalam format yang sesuai, seperti PDF atau DOCX.
Demikian, tutorial penulisan surat resmi contoh menggunakan aplikasi Microsoft Word telah kami sajikan dengan gamblang. Dengan langkah-langkah yang sistematis dan contoh yang komprehensif, kami yakin Anda kini mampu menyusun surat resmi yang profesional dan sesuai standar. Ingatlah prinsip kejelasan, kesopanan, dan estetika dalam setiap surat yang Anda buat. Semoga panduan ini menjadi kunci sukses Anda dalam menguasai keterampilan komunikasi tertulis yang efektif, baik dalam dunia kerja maupun kehidupan personal Anda.